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Renseignements pratiques

Renseignements pratiques

ARGENT DE POCHE

Nous prenons en charge tous les frais afférents aux activités prévues sur le programme. Le montant de la somme conseillée est indiqué sur le guide pratique.

Nous recommandons aux parents de donner l’argent de poche en devise du pays visité :

  • Irlande, Chypre, France, Circuit Europe : Euro
  • Grande-Bretagne : Livre Sterling
  • USA : Dollar Américain
  • Canada : Dollar Canadien

Nous conseillons 40 à 60 € par semaine pour les séjours en Europe et 90 € par semaine pour les autres pays selon l’âge des participants et à la discrétion des familles.

SORTIES

  • En famille : Règle générale (Sauf pour les Etas-Unis et le Canada – se référer au Guide Pratique qui vous sera envoyé après l’inscription de votre enfant)
  • De 11 à 14 ans : sorties non accompagnée non permises
  • De 15 à 17 ans : sorties non accompagnée permises jusqu’à 22 heures, 3 fois par semaine

Même si elles sont autorisées par les parents français, les sorties non accompagnées restent dans tous les cas à la discrétion de la famille d’accueil.

En résidence et hôtel : Les sorties non accompagnées ne sont pas autorisées.

INFORMATION AVANT LE SEJOUR

L’équipe permanente de notre bureau est à votre écoute pour répondre à vos questions et vous conseiller dans le choix d’un séjour le mieux adapté à vos attentes.

La convocation de voyage et le Guide Pratique vous sont envoyés au plus tard 2 semaines avant le départ. Une fiche trousseau est aussi fournie pour les séjours en résidence. Les coordonnées des familles (adresse, téléphone et composition) vous parviennent dans la semaine précédant le départ sauf en cas d’impondérable.

Ces documents sont importants et nécessitent une lecture attentive de votre part et de votre enfant.

INFORMTIONS PENDANT LE SEJOUR

Un blog est mis en place sur l’ensemble de nos séjours afin de rester en contact avec les jeunes et suivre leurs activités, partager leurs moments de joie à distance.

Nouvelles du séjour (uniquement pour les séjours en résidence) : un numéro Audiotel, donné sur la convocation de voyage permet d’avoir des nouvelles du groupe pendant le séjour. Un message est enregistré tous les 2 jours. Le membre de l’équipe permanente responsable du séjour qui vous avez choisi est à votre disposition pour résoudre toute difficulté qui pourrait survenir en cours de séjour.

Urgence pendant le séjour : il est possible, en cas d’urgence, de joindre notre équipe 24h/24. Un membre de notre équipe français vous répondra.

L’équipe pédagogique sur place est en liaison permanente avec le bureau central.

Les jeunes remplissant un questionnaire de satisfaction après le 3ème jour. Ce questionnaire nous permet d’effectuer tout ajustement nécessaire au bien-être du participant et un autre en fin de séjour.

 

FORMALITES DE VOYAGE

Papiers d’identité

  1. Grande-Bretagne/Irlande/Chypre/Europe

Les ressortissant français mineurs doivent être munis de papiers d’identités en cours de validité, soit :

  • d’un passeport personnel
  • ou d’une carte d’identité nationale personnelle

 

  1. Etats-Unis

Le passeport à lecture électronique est obligatoire pour être dispensé de visa. Passeport valable 6 mois après la date de retour.

Procédure ESTA : Dans le cadre du programme d’Exemption de visa, les participants sont tenus d’obtenir une autorisation de voyage « ESTA » avant de voyager avec une compagnie aérienne. Des instructions complémentaires seront communiquées aux parents avec l’envoi du guide pratique. Cette autorisation ESTA est depuis le 08/09/2010 payante (£14) à la charge des parents. Elle est obligatoire pour l’embarquement en avion et nous déclinons toute responsabilité en cas de non-conformité.

 

  1. CANADA

Passeport personnel en cours de validité.

 

Pour les ressortissants non-français, un visa est parfois nécessaire.

Se renseigner auprès du consulat/Ambassade du pays de destination. Les parents doivent s’assurer que leurs enfants sont munis de papiers en règle. Tout jeune qui se présente à la police des frontières non muni de papiers en règle sera « refoulé » et devra retourner chez ses parents sans que nous soyons responsables de son accompagnement.

 

CARTE EUROPEENNE D’ASSURANCE MALADIE

Cette carte gratuite à se procurer auprès de votre CPAM, facilite la prise en charge des soins pendant un séjour dans l’un des pays membre de l’Union Européenne. Le défaut de présentation entrainerait l’obligation de régler les frais médicaux.

 

 

COMMENT S’INSCRIRE ?

 

Remplissez et envoyez-nous la Fiche d’Inscription et la Fiche Sanitaire de Liaison.

N’oubliez pas d’y joindre une photo récente et votre chèque  d’un montant intégral du séjour devra être joint à la Fiche d’Inscription.

 

La Fiche d’Inscription doit être remplie avec précision. Dans le cas de séjours linguistiques en famille, elle nous aide à affecter votre enfant dans sa famille d’accueil.

 

La Fiche Sanitaire doit être aussi complétée avec soin. Les renseignements qu’elle contient sont indispensables dans le cas de maladie ou incident sur place.

 

Conformément à la législation, vous devez y indiquer les informations relatives aux vaccinations obligatoires ou à leur contre-indications, aux antécédents médicaux ou chirurgicaux ainsi qu’aux pathologies chroniques ou aigües. E-camps se réserve le droit de refuser un candidat si son état de santé physique ou mental est incompatible avec le bon déroulement du séjour et met en danger sa sécurité. Dans l’éventualité d’une absence d’information, le participant s’expose, à ses frais, à un retour anticipé. 

Il est recommandé de nous faire parvenir ces fiches le plus rapidement possible. Nous affectons nous-mêmes les jeunes dans les centres ou villes les mieux adaptés à leur âge et à leur niveau.

 

Lorsque votre Inscription est enregistrée :

Nous vous faisons parvenir l’Attestation d’Inscription et la Facture acquittée.

Pour les séjours au Canada, un Dossier Complémentaire sera à remplir et à nous renvoyer.

Le réglement du solde doit nous parvenir au plus tard 4 semaines (Grande Bretagne / France) et 6 semaines (Irlande, Espagne, Chypre, USA, Canada) avant la date de départ, sans relance de notre part.

 

A réception du solde, nous vous enverrons :

la convocation de Voyage comprenant les détails des voyages province/Paris/province s’il y a lieu 

le Trousseau (séjours résidentiels) et le Guide Pratique ;

le Programme quotidien suivi par les jeunes.

8 jours avant le départ, vous recevrez les coordonnées de la Famille d’Accueil pour ceux qui ont choisi les séjours en famille.

 

CONDITIONS D’ANNULATION

 

Séjours en Grande Bretagne et France :

- à 30 jours ou plus du départ : retenue des frais de dossier, soit 80 € ;

- de 29 à 8 jours du départ : retenue de 50 % du prix total du séjour ;

- de 8 jours au jour du départ : retenue de 100% du prix total du séjour.

 

Séjours en Irlande, Espagne, Chypre et longs courriers (USA, Canada) :

- à 60 jours ou plus du départ : retenue des frais de dossier, soit 80 € ;

- de 59 à 29 jours du départ : retenue de 50 % du prix total du séjour ;

- à moins de 28 jours du départ : retenue de 100 % du prix total du séjour.

 

Pour tout retour prématuré ou rapatriement pour raisons médicales ou cas de force majeure, il ne peut être prétendu à aucun remboursement de la partie du séjour non effectuée.

 

NOS TARIFS

 

Tous nos séjours sont des Forfaits Tout Compris, en dehors des dépenses personnelles.

Compte tenu du contexte international, dans le cas où la taxe d’aéroport ou le prix du carburant augmenterait ou si de nouvelles taxes (sécurité, hausse du prix du carburant, etc…) étaient imposées, nous serions dans l’obligation de répercuter ces suppléments. Vous en serez alors avertis dans les délais imposes par la loi. Nos tarifs ont été calculés à la date du 15/08/2012.

ASSURANCE ASSISTANCE – RAPATRIEMENT

 

Tous nos prix comprennent une assurance Responsabilité Civile qui interviendrait en complément de l’assurance du participant. Cette assurance est souscrite auprès de la compagnie AVI International dont voici le résumé :

 

Soins médicaux : illimités.

Rapatriement médical vers le pays d’origine : illimité.

Venue d’un parent au chevet de l’Assurée : 15 000 US Dollars.

Billet de retour (maladie ou accident) : illimité.

Assurance bagage : 3000 US Dollars.

Le détail des garanties peut vous être envoyé sur simple demande.

 

 

ASSURANCE ANNULATION

 

Nous vous encourageons à souscrire à une assurance annulation qui couvre contre les frais d’annulation décrits ci-dessus.

Elle est facultative et à souscrire lors de l’inscription. Cette assurance couvre uniquement une annulation avant le départ.

 

Pour les séjours en Eurostar ou en train = 50 €.

Pour les séjours en avion = 70 €.

 

Elle couvre notamment en cas de :

- maladie grave ou accident empêchant le candidat de participer au séjour prévu ;

- décès du candidat ou d’un proche parent (père, mère, soeur, frère, grand-parents).

Les maladies et accidents devront être justifiés par un certificat médical ou un document officiel.

 

Elle ne couvre pas :

- l’annulation pour convenance personnelle ;

- la non présence au départ ;

- le défaut de présentation des documents exigés aux frontières ;

- les maladies connues au moment de l’inscription ;

- le remboursement des sommes liées au retour anticipé du participant ;

- la possession de substances illicites ;

 

Une franchise de 80 € de frais de dossier sera conservée.

 

MODIFICATION DU DOSSIER

 

Tout changement de date, d’activité, de centre, de voyage entraîne des frais de dossier de 30 €.

 

ANNULATION DE SEJOUR

 

E-camps se réserve le droit d’annuler un séjour pour manque de participants (minimum : 10 participants). Un courrier recommandé vous sera envoyé au moins 30 jours avant la date de départ. Au choix, un séjour de remplacement ou un remboursement des sommes versées vous sera alors proposé.

 

DISCIPLINE

 

E-camps se réserve le droit de renvoyer en France tout jeune :

- s’il se rend coupable d’un vol ;

- si son état de santé, physique ou morale, constitue pour les responsables et la famille d’accueil une responsabilité trop lourde (énurésie grave, anorexie, dépression, etc…) ;

- si son comportement en famille ou en résidence est inacceptable (refus de se conformer aux horaires de sortie, grossièretés, dégradations volontaires, manque constant de respect vis-à-vis de la famille d’accueil et des responsables) ou à un effet nocif sur le groupe, ou porte préjudice à la réputation d’E-camps;

- pour détention ou consommation de drogues/alcool/tabac.

 

Tous frais afférents à la cause du renvoi ou au renvoi même sont à la charge des parents et ne sont pas couverts par notre assurance.

Tout retour anticipé entraînent pour les parents des frais de justice, de déplacement, d’assistance juridique et de voyage retour. Il ne peut être prétendu à aucun remboursement de la partie du séjour non effectué.

Il faut aussi se plier à la réglementation en vigueur dans chaque pays. La conduite de tout véhicule motorisé est interdite ainsi que l’utilisation de véhicules à moteur à 2 roues comme passager. La pratique de l’auto-stop est aussi interdite.

 

FRAIS MEDICAUX

 

En Angleterre, en Irlande, en Espagne et à Chypre, il faut se munir obligatoirement de la Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) qui vous permettra d'obtenir un remboursement des frais médicaux engagés auprès de votre CPAM.

Dans le cas où le directeur du séjour engagerait ces frais médicaux pour votre enfant, vous recevrez en fin de séjour une facture correspondante à ces frais. Dès réception du réglement, nous vous enverrons les originaux des feuilles de soins que vous pourrez ainsi envoyer à votre centre de sécurité sociale.

 

UTILISATION DE L’IMAGE

E-camps se réserve le droit d’utiliser les photos et les vidéos des jeunes prises pendant les séjours pour illustrer tout document de présentation de ses séjours, sauf avis contraire de votre part par courrier recommandé 4 semaines avant le début du séjour.

 

EN CAS DE RECLAMATION

 

Il est toujours préférable de nous alerter pendant le séjour d’une éventuelle remarque concernant les prestations fournies afin que nous puissions intervenir dans les meilleurs délais. Pour toute réclamation éventuelle, e-camps vous enverra un accusé de réception et vous répondra sous 30 jours par lettre recommandée.